ワークフローを使い、フォームから獲得したコンタクトに、自動的にコンタクト担当者を振り分けます
※対象プラン：Marketing Hub Professional以上（ワークフロー機能が使えるプラン限定です）
自動的にコンタクト担当者を振り分ける、２つの方法
フォームで獲得したコンタクトに、自動的にコンタクト担当者を設定する方法は2通りあります。
- フォームごとにワークフローを設定する
- ワークフローでまとめて振り分け設定をする
それぞれメリット・デメリットもありますので、まずはそれぞれの設定の概要をご紹介します。
「フォームごとにワークフローを設定する方法」のメリット・デメリット
フォームの作成・設定画面から、フォームごとにワークフロー（自動化）を設定することができます。
- この設定のメリット
- フォームごとに担当者が違う場合や、担当が頻繁に変更になる場合は設定箇所がわかりやすい
- 新しいフォームが追加になったときに、設定場所がわかりやすいため見落としにくい
- デメリット
- フォーム毎にワークフローを設定する必要があるので、初期の設定に時間がかかる
「ワークフローでまとめて振り分ける方法」のメリット・デメリット
自動化＞ワークフロー から、フォームをまとめて設定をすることができます。
- この設定のメリット
- フォームの数が多い場合、一括で担当者の切り替えができる
- デメリット
- 新しくフォームが追加された場合、ワークフローの設定変更が必要になる。フォームの設定画面とは別の画面なので、設定を見落としやすい
フォーム毎にワークフローを設定する方法
［マーケティング］＞［フォーム］の編集画面の［自動化］から設定します。
- コンタクト登録トリガーの下に表示される［＋］ボタンをクリックすると、アクションを選択で［レコードを担当者にローテーション］がありますのでクリックします。
※わかりにくい表記ですが「特定の担当者を設定したり、複数人の中からランダムで割り当てができる」設定項目になります。 - [レコードを担当者にローテーション]の編集項目が表示されます。
HubSpotユーザーのプロパティを［コンタクト担当者］に設定してください。
その際［コンタクトに既存の担当者がいる場合は上書きする］は任意で設定してください。
- ローテーションは［特定のユーザー］または［チーム］を選択してください。
特定のユーザー HubSpotユーザーのうち、1人の担当者を選択できます。 チーム HubSpotユーザーのチームから設定できます。
ただし、チーム名でコンタクト担当者が設定されるわけではなく、コンタクト担当者が均等に割り振られるように、チームの中からランダムで担当者が選ばれます。
- 最後に必ず［保存］ボタンをクリックしてください。
- 自動化に［レコードを担当者にローテーション］のアクションが追加されていることを確認してください。
あわせて、自動化が［ON］になっていることを確認し、フォームを［更新］してください。
- なお自動化を［ON］にする際、自動化のタイトルを変更すると、この自動化によってどのような動作をするのかわかりやすくなりますので、自動化タイトルの変更をおすすめします。（えんぴつアイコンをクリックすると、自動化タイトルが編集できます）
ワークフローでまとめて振り分ける方法
［自動化］＞［ワークフロー］から設定します。
- ［ワークフローを作成］ボタンをクリックし［ゼロから作成］を選択します。
- 今回は「ユーザーがフォーム送信した時にコンタクト担当者を変更する」ワークフローを作成するので［コンタクトベース］を選択し、［次へ］をクリックします。
- まずはこのワークフローを動かすための「トリガー」を設定してください。
「トリガー」とは、「この自動処理が動き出すきっかけになる動作」です。
例えば、今回の場合は［コンタクトプロパティ］の［Eメール］に［値がある］とします。
こちらの設定にするとコンタクトのプロパティ「Eメール」にメールアドレスが登録されていると、自動処理が走るようになります。
- トリガーの下にある［＋］をクリックすると、次のアクションが設定できます。
アクションのなかに［If/then分岐］がありますのでクリックします。
- If/then分岐のフィルターを設定できます。ここで［フォーム送信］を選択します。
- フォーム送信をクリックするとHubSpot内に作成されたフォームが全て表示されますので、該当のフォームを選択してください。
- フォーム送信のトリガーが編集できます。
今回の場合「該当のフォームがWebサイトのいずれかのページでフォーム送信された場合、コンタクト担当者を変更する」というワークフローを作るため「コンタクトがフォームに入力した」では［いずれかのページ］に設定します。
なお、Webサイト上の特定のページから送信された場合にトリガーを動かすことも可能です。その場合「コンタクトがフォームに入力した」では、該当のページを選択してください。
日付や回数の絞り込みは、任意で設定してください。
最後に［フィルターを適用］をクリックします。
- フォームのフィルターを設定すると以下のような画面が表示されます。
このまま［保存］をクリックします。
- すると［分岐1］［分岐なし］という分岐ができました。
この場合
・「Eメールアドレスがあり、Webサイトのいずれかのページで、○○フォームに送信したことがある」ユーザーは、［分岐1］に進みます。
・「Eメールアドレスがあり、Webサイトのいずれかのページで、○○フォームに送信したことがない」ユーザーは、［適合なし］に進みます。
- ［分岐1］の下の［＋］ボタンから、さらにアクションを追加できます。
ここで［レコードを担当者にローテーション］を選択します。
- レコードを担当者にローテーションの編集項目が表示されます。
HubSpotユーザーのプロパティを［コンタクト担当者］に設定してください。
その際［コンタクトに既存の担当者がいる場合は上書きする］は任意で設定してください。 - ローテーションは［特定のユーザー］または［チーム］を選択してください。
特定のユーザー HubSpotユーザーのうち、1人の担当者を選択できます。 チーム HubSpotユーザーのチームから設定できます。
ただし、チーム名でコンタクト担当者が設定されるわけではなく、コンタクト担当者が均等に割り振られるように、チームの中からランダムで担当者が選ばれます。 - 最後に必ず［保存］ボタンをクリックしてください。
- ［分岐1］の下に、コンタクト担当者を設定するアクションが追加できました。
この場合、
「Eメールアドレスがあり、Webサイトのいずれかのページで、○○フォームに送信したことがある」ユーザーは「チーム内でコンタクト担当者が設定される」というワークフローになります。
- あとは、分岐1のフィルターでさらに別のフォームを指定することで、まとめて担当者を振り分けたり、「分岐2」「分岐3」を作ることで、フォームごとにコンタクト担当者を設定することができます。
分岐の追加方法は、「If/then分岐」をクリックすると表示される［別の分岐を追加］から追加することができます。
さいごに
担当者の自動振り分けは、HubSpotのワークフローという自動処理の設定をすることで可能です。
ただ、ワークフローの設定方法もいくつか方法があったり、条件をどのように選ぶか判断が難しいところです。そして、企業ごとに最適な設定方法も変わってくることがありますので、ネットを探しても自社に合った設定がみつかりにくい部分です。
ワークフローの設定に悩んだら、自社の担当パートナー企業や、HubSpot社（ヘルプ）に問い合わせてみるのが良いでしょう。