HubSpotのアカウントを発行したユーザーが、退職した時の対処方法
HubSpotにユーザー登録してある社員が退職した時は、いくつか注意点と対処方法があります。
ユーザー削除の注意点
- ユーザーを削除すると、「担当者」が「削除されたユーザー」という表記になります
退職者のユーザーが担当者として設定されている「コンタクト」「会社」「取引」や、アクティビティ(顧客とのやりとりの記録)が「削除されたユーザー」という表記になります。
よくある、担当者の表示箇所
- コンタクト
- 会社
- 取引
- ミーティング
- コール
- メモ
など
無効化した場合も、ユーザー名は非表示になる
ユーザーを無効化(削除はしないけれど、HubSpotにログインできない状態)にした場合も、同様に「無効化 / 削除されたユーザー」という表記になります。
退職者の記録を残す方法
- 「無効化 / 削除されたユーザー」の表記で判断する
- 「メモ」などを使い、担当者引き継ぎの内容を記録する
ユーザーを削除しても、ユーザー名が見えなくなるだけで、記録自体は残ります。
誰が担当者だったかは、工夫で判断できるようにしておきましょう。
1.「無効化 / 削除されたユーザー」の表記で判断する
削除したユーザーの名前は非表示になりますが、ユーザーが登録していたメールアドレスは記録が残ります。
▼残される表記
・無効化 / 削除されたユーザー(abc@sample.com)
※カッコ内のメールアドレスは、HubSpotのユーザー登録に使われていたメールアドレスです
少人数の企業や部署であれば、記載されている退職者のメールアドレスから、担当者が誰であったか判断できるでしょう。
ただし、新入社員や異動した社員にはわかりにくいため、次で紹介する2の方法も併用すると良いでしょう。
2.「メモ」などを使い、担当者引き継ぎの内容を記録する
「コンタクト」「会社」「取引」それぞれ、「メモ」の機能を使い、担当者情報や引き継ぎ情報を記録すると良いでしょう。
コンタクト、会社、取引の「担当者」については、引き継ぐ担当者が決まっていれば、新しい担当者に登録し直すことをおすすめします。
退職者が出た場合は、引き継ぎを行い、記録を残し、ユーザーを削除する
退職者のアカウントを残しておくことは、セキュリティの観点からもお勧めできませんので、削除または無効化しましょう。
しかし、残念ながら現時点(2024年11月15日時点)では、退職者の名前を残したまま、HubSpot上に記録を残すことができません。
そのため、メモなどに引き継ぎの記録を残すなどの工夫で、退職者の情報は残しておきましょう。
- 引き継ぎを行い、担当している「コンタクト」「会社」「取引」などを再設定する
- 引き継ぎの記録を、メモなどに残す
- ユーザーを削除する