退職者のアカウントは削除してしまって良いのでしょうか？

HubSpotのアカウントを発行したユーザーが、退職した時の対処方法

HubSpotにユーザー登録してある社員が退職した時は、いくつか注意点と対処方法があります。

退職者のユーザーが担当者として設定されている「コンタクト」「会社」「取引」や、アクティビティ（顧客とのやりとりの記録）が「削除されたユーザー」という表記になります。

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よくある、担当者の表示箇所

など

ユーザーを無効化（削除はしないけれど、HubSpotにログインできない状態）にした場合も、同様に「無効化 / 削除されたユーザー」という表記になります。

ユーザーを削除しても、ユーザー名が見えなくなるだけで、記録自体は残ります。
誰が担当者だったかは、工夫で判断できるようにしておきましょう。

削除したユーザーの名前は非表示になりますが、ユーザーが登録していたメールアドレスは記録が残ります。

▼残される表記
・無効化 / 削除されたユーザー（abc@sample.com）
※カッコ内のメールアドレスは、HubSpotのユーザー登録に使われていたメールアドレスです

少人数の企業や部署であれば、記載されている退職者のメールアドレスから、担当者が誰であったか判断できるでしょう。

ただし、新入社員や異動した社員にはわかりにくいため、次で紹介する2の方法も併用すると良いでしょう。

「コンタクト」「会社」「取引」それぞれ、「メモ」の機能を使い、担当者情報や引き継ぎ情報を記録すると良いでしょう。

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コンタクト、会社、取引の「担当者」については、引き継ぐ担当者が決まっていれば、新しい担当者に登録し直すことをおすすめします。

退職者のアカウントを残しておくことは、セキュリティの観点からもお勧めできませんので、削除または無効化しましょう。

しかし、残念ながら現時点（2023年2月15日時点）では、退職者の名前を残したまま、HubSpot上に記録を残すことができません。

そのため、メモなどに引き継ぎの記録を残すなどの工夫で、退職者の情報は残しておきましょう。