【対象：Sales Hub Enterprise】
Sales Hub Enterpriseの「取引承認プロセス」で、承認者を3人から最大10人まで設定できるようになりました。
単純に「人数が増えた」だけに見えますが、実務上は承認者が不在でも承認を進めやすくなることが大きなメリットです。
例えば、営業担当者が取引を「契約済み」ステージに移動する前に、
「この金額なら部長の承認が必要」
「この契約条件なら法務の確認が必要」
といったルールを設定できます。例えば、
というような流れをHubSpot上で管理できます。
以前は、1つのパイプラインに設定できる承認者が最大3人でした。今回のアップデートから、「最大10人」まで設定できるようになりました。
例えば、
営業部長
営業本部長
財務担当
法務担当
事業部長
経営企画
役員
など、複数の関係者を承認者として設定できます。
承認者を複数設定した場合、承認条件も設定できます。
「全ての承認者」に設定すると、「全員の承認が必要」になります。
法務・財務・経営など、それぞれの部署から必ず承認を取りたい場合はこちらが向いています。
例えば承認者を10人登録して、「いずれかの承認者」に設定すると、「10人のうち誰か1人が承認すればOK」という設定になります。これは、承認者の誰かが不在でも進めやすい仕組みです。
例えば承認者が3人しか登録できなかった場合、
営業部長
財務責任者
法務責任者
を設定していたとして、財務責任者が休暇中だと承認が止まる可能性があります。
10人まで登録できれば、
財務責任者
財務マネージャー
財務担当A
財務担当B
など、実際の組織体制に合わせた承認者構成にできます。
ここは運用設計上かなり重要になります。例えば10人を承認者といて登録して、「全員の承認が必要」としてしまうと、今度は承認が遅くなる可能性があります。
そのため、
「誰か1人でよい」ものなのか、
「必ず全員が確認すべき」ものなのか、
を業務ルールとして整理する必要があります。
取引の設定画面から「パイプライン」の編集画面を表示します。
「パイプラインルール」に「取引の承認プロセスを追加」項目がありますので、ONに切り替えます。
「承認プロセスを追加」をONにすると、承認設定画面が表示されます。
まずは「承認ステージ」を追加します。
承認パイプラインルールを設定すると、承認ステージがパイプラインに追加されます。パイプラインでの承認ステージの配置は自分で決めることができます。
承認プロセスは、その前までのステージの既存の取引とその後の全ての新しい取引に適用されます。承認プロセスは、新しい承認ステージの後にある既存の取引には適用されません。
次に、認証となるレコードの上限を指定します。全ての取引に適用させるか、特定の条件を満たす取引のみを適用させるかを設定できます。
次に、承認者を設定します。この承認者が、最大10名設定できるようになりました。
最後に、設定内容を確認してください。問題がなければ、右下の［保存］ボタンをクリックして適用します。
承認設定を行うと、該当のパイプラインに「承認待ち」ステージが追加されます。
承認待ちステージに取引レコードを移動することで、承認者宛に承認依頼のメールが通知されます。
その間、取引レコードは「承認待ち」の状態となります。
※ステージを「承認待ち」に移動すると、承認・却下等された際に「取引担当者」へ通知が届きます。「取引担当者」が設定されていない場合は、承認機能が動きませんので、必ず「取引担当者」を設定してください。
承認者は、メール内の「取引へ」ボタンをクリックすると、該当の取引レコードの詳細画面に移動します。
画面上部に「承認が必要です」と表示されており、「承認」ボタンをクリックすると、以下の選択肢が表示されます。
承認
却下
変更を依頼
承認の詳細を表示
承認者が取引を承認、却下、または変更を依頼すると、 取引担当者に通知が届きますので、承認結果に基づいてステージ移動等を行ってください。
「取引承認の仕組みを、3人までの少人数体制から、最大10人の実際の組織体制に合わせて設計できるようになった」というアップデートです。
特に、営業・財務・法務・経営など複数部署が取引承認に関わる企業では、承認者の選択肢が増えることで、より実際の社内承認フローに近い形でHubSpotを運用できるようになります。
なお、承認者として設定されるユーザーには取引の「承認」権限が必要です。
取引の承認設定の詳しい設定方法は、HubSpotのナレッジ記事をご確認ください。
取引に承認を求める
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