CRM上に記録された「1:1メール」をトリガーとして、ワークフローを起動できるようになりました。
※この機能はワークフローから1:1メールを送信することではなく、「1:1メールの送受信をトリガーにしたあとの自動処理」を行うワークフローになります。
①メールが送られた／受信された
↓
②HubSpotの中に「Emailレコード」が作られた
↓
③それを起点にワークフローが動く
という流れになります。
「Emailレコード」と書いたように、1:1メールで送受信したメールは、「Eメール」オブジェクトに格納されます。
送信メールを起点にしたい場合は、「プロパティ値の変化」 を使って、以下の条件で絞る方法が候補になります。
プロパティー：Email send status（メール送信ステータス）
値：Sent（送信済み）
これにより、下書きではなく、送信済みになった1:1メールを条件として扱うことができます。
必要に応じて、より意図を明確にするために、
プロパティー：Email Direction（メールの方向）
値：Outgoing（送信）
の考え方もあわせて検討してください。
受信メールを起点にしたい場合も、「プロパティ値の変化」 を利用し、次の条件で設定する方法が有力な候補です。
プロパティー：Email Direction（メールの方向）
値：Incoming（受信）
これにより、受信メールを条件として扱うことができます。
ここで使っている条件は、「送信」「受信」という専用イベントではありません。
現時点でEメールオブジェクトのワークフローでは、専用の「メール送信」「メール受信」トリガーを直接選ぶのではなく、Eメールレコード上のプロパティ変化を使って条件を組む形になっています。
つまり「1:1メールをトリガーにできる」と言っても、現状では「プロパティベースで構成する」という仕組みになっている点に注意してください。
「メールが存在した」という状態をトリガー／条件として扱えることは、ワークフローやキャンペーン設計において、次のような実務上のメリットがあります。
大きなメリットは、実際に1:1メールに関する動きが発生したことをきっかけに、後続アクションを設計しやすくなる点です。
例えば
営業が顧客に 1:1メールを送信した
顧客からメールを受信した
といった出来事をもとに、
メール送信後にフォロータスクを作成する
受信メールをきっかけにステータスを更新する
といった運用につなげやすくなります。
通常の一斉配信メールではなく、Eメールオブジェクト（1:1メール）を使うことで、
営業個別対応が行われた顧客
実際に1:1のやり取りが発生している顧客
を軸にした条件設計がしやすくなります。
その結果、
一斉配信の対象とは分けて運用する
営業活動と連動した自動化を設計する
といった使い方がしやすくなります。
プロパティベースではありますが、
Email send status（Eメール送信ステータス） = Sent（送信済み）
Email Direction（Eメールの方向） = Incoming（受信） / Outgoing（送信）
のように条件を見分けることで、送信されたメールと受信したメールを分けて扱う設計がしやすくなります。
これにより、
送信が発生したときの処理
受信が発生したときの処理
を分けたシナリオ設計が可能になります。
営業が普段どおり1:1メールを使う中で、
CRMの更新
タスク作成
次アクションの自動化
などを裏側で連動させやすくなる点もメリットです。
つまり、営業に大きく新しい運用を強いることなく、1:1メールの動きを起点に自動化を組み込みやすいという価値があります。
一方で、「ある送信メールに対して返信が来たかどうか」を厳密に追跡する設計」は、すこし慎重に考える必要があります。
理由は、送信メールと受信メールが、必ずしも同じ1つのEメールレコードの状態変化として扱われるとは限らないためです。
そのため、
送信メールを起点にしたワークフロー
受信メールを起点にしたワークフロー
は考えやすい一方で、
この送信メールに対して返信が来たか
送信後◯日経っても返信がないか
などの「送信後に返信が来たら自動で止める／来なければ次のアクションに進める」といった追客ロジックは、ワークフローよりシーケンスで実施するほうが適しています。
ワークフローは、1:1メールの発生をきっかけにCRM更新や通知を行う用途に向いています。
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ワークフローフロー向き |
シーケンス向き |
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この仕組みの価値を一言で言うと、「”1:1メールに関する動きが発生した事実”を、ワークフロー設計の条件として扱いやすくなること」です。
その結果、
一斉配信では拾いにくい営業行動を活用しやすい
送信・受信の違いを踏まえた条件設計がしやすい
営業活動と自動化を連動させやすい
といったメリットがあります。
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