ワークフローで「毎日・毎週・毎月」のスケジュール設定が全Hubで利用可能に

【対象：Smart CRM Professional・Enterprise, Marketing Hub Professional・Enterprise, Sales Hub Professional・Enterprise, Service Hub Professional・Enterprise, Data Hub Professional・Enterprise】

HubSpotの製品アップデートにより、ワークフローの「スケジュールされたトリガー」で、毎日・毎週・毎月の頻度設定が、すべてのHubで利用可能になりました。

これまでは、「毎日」「毎週」「毎月」といった繰り返しのスケジュール設定を利用するには、Data Hubが必要でした。今回のアップデートによって、Data Hubを契約していない場合でも、ワークフローへのアクセス権があれば、これらの頻度を設定できるようになりました。

今回のアップデートで何が変わった？

今回の変更は、ワークフローの「スケジュールされたトリガー」で選択できる実行頻度が拡大されたものです。従来は、以下のように利用できる頻度がHubによって異なっていました。

これまでData Hubの利用が必要だった「毎日」「毎週」「毎月」の繰り返し実行が、ワークフローを利用できるすべてのHubで使えるようになりました。（なお、Data Hubをすでに利用しているユーザーについては、今回の変更による機能上の影響はありません）

「スケジュールされたトリガー」とは？

「スケジュールされたトリガー」は、指定した日時や頻度に合わせてワークフローを開始するための登録トリガーです。
通常のワークフローでは、コンタクトのフォーム送信やプロパティーの値の変更など、特定の条件を満たしたタイミングで処理を開始します。一方、スケジュールされたトリガーを利用すると、あらかじめ設定した日時や周期に合わせて、ワークフローを実行できます。

例えば、次のような運用が考えられます。

「毎日決まった時間」に対象レコードを処理する

「毎週月曜日」に定期的なフォローアップを行う

「毎月1日」に対象顧客へ案内を送信する

「年に1回」、定期的な確認や案内を行う

このように、特定のイベントやユーザー操作をきっかけにするのではなく、時間を基準に自動処理を開始できる点が特徴です。

活用例

今回のアップデートによって、Data Hubを利用していない環境でも、定期的な業務をワークフローで自動化しやすくなります。

① 毎日：対応が必要なレコードを定期的に確認する

例えば、対応状況が「未対応」のチケットを毎日確認し、担当者に通知する運用が考えられます。毎日決まったタイミングで対象レコードを確認することで、対応漏れの防止に役立ちます。

② 毎週：定期的なフォローアップを行う

例えば、毎週月曜日に、特定の条件に該当するコンタクトや取引を対象として、担当者への通知やフォローアップを行う運用が考えられます。週次で実施している確認業務を自動化することで、担当者の作業負担を軽減できます。

③ 毎月：月次の案内や確認業務を自動化する

例えば、毎月1日に対象顧客へ定期的な案内を送信したり、月次の確認対象となるレコードを担当者に通知したりできます。毎月決まったタイミングで発生する業務を、ワークフローで仕組み化しやすくなります。

利用時のポイント

スケジュールされたトリガーを利用する際は、次の点に注意しましょう。

実行頻度と業務のタイミングを合わせる

毎日・毎週・毎月のどの頻度で実行するかは、実際の業務サイクルに合わせて設定しましょう。
必要以上に頻繁な実行は、通知やメールの過剰配信につながる可能性がありますので注意してください。

対象レコードの条件を整理する

スケジュールされたトリガーでワークフローを開始する場合、どのレコードを対象にするかを明確にしておくことが重要です。意図しないレコードまで処理されないよう、登録条件や後続の分岐条件を確認しましょう。

メール送信などのアクションは重複に注意する

繰り返し実行するワークフローにメール送信などを設定する場合、同じコンタクトに何度もメールが送信される可能性があります。送信対象や再登録の設定、送信済みかどうかを判定する条件などを設計し、重複配信を防ぎましょう。

まとめ

今回のアップデートにより、ワークフローの「スケジュールされたトリガー」で、毎日・毎週・毎月の頻度設定がすべてのHubで利用可能になりました。

これまではData Hubが必要だった繰り返しのスケジュール設定を、Data Hubを契約していない環境でも利用できるようになったため、定期的な通知やフォローアップ、月次業務などの自動化を進めやすくなります。
ワークフローを利用できる環境であれば、より幅広い業務を時間を基準に自動化できるようになった点が、今回のアップデートの大きなポイントです。

日常的に発生する定型業務や、毎週・毎月決まって行っている作業があれば、スケジュールされたトリガーを活用した自動化を検討してみてはいかがでしょうか。

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