HubSpotには「テンプレート」という、よく使うメールの文面を保管し、メール作成時に呼び出す機能があります。
定型文だけでなく、顧客の会社や氏名が自動的に入力されるため、メール作成が非常に効率的になります。
テンプレートの作成方法
- 「コミュニケーション」＞「テンプレート」を選択
- 右上の「新規テンプレート」ボタンから「ゼロから作成」または「テンプレートライブラリーから」を選択
- 文面を調整
- 保存
テンプレートの使い方
- HubSpotのEメール機能から送信する場合
- メール作成画面から、テンプレートを呼び出すことができます。
- 既存のメールツールから送信する場合
- EメールをHubSpotと連携しており、メールの拡張機能を入れている場合は、お使いのメールツールからテンプレートを呼び出すこともできます
- ※GmailやOutlook、Office365が対象
テンプレート機能の注意点・制限
テンプレート機能は以下の活用制限があります
- テンプレートを使用できる数
- Sales HubまたはService Hubの有償ユーザーの場合：無制限
- 通常のユーザー：5件まで（最初に作成された5件まで）
通常ユーザーが活用できるテンプレートは、最初に作成された5件のテンプレートのみになります。
使いたいテンプレートを選択することはできません。
いくつかのテンプレートを作成してしまった後に、通常ユーザー用の5件のテンプレートを作成したい場合は、テンプレートを一度削除し、新たに共有したいテンプレートを最初に作成するしかありません。
HubSpotの機能ではありませんが、例えばText Blazeのような、スニペット（定型文）を保存、使用できる外部のツールの使用も代替案として活用はできます。