【質問にお答えします】フォーム運用で悩んでます。HubSpotで解決できますか？

問い合わせ・資料請求・予約受付など、Webサイト上のフォームは顧客との重要な接点です。
しかし現場のご担当者様からは、こんな声をよく耳にします。

• 製品が増えるたびにフォームも増え、管理が限界

• フォーム作成や整備などの「作業」に時間を取られ、本来やるべき企画や戦略立案に手が回らない

• 問い合わせ履歴が上書きされ、過去の経緯がわからない

この記事では、実際によくいただくフォーム運用のお悩みをもとに、
HubSpotを活用してどのように「管理に追われる状態」から「手作業に頼らない運用」へ変えられるのかをご紹介します。

お悩み1：100以上ある製品ごとにフォームを作ったら、修正作業だけで1日が終わってしまいます。

製品ごとに「専用ページ」と「専用フォーム」をセットで作った結果、フォームが100以上に。
1か所文言を直すだけで、100個の管理画面を開いて、直して、保存して……。「どれを直したかわからない」「古い情報のままのページがある」といったミスにも繋がってしまいます。

解決策：フォームを「1つ」に統合し、修正作業も大幅に削減

HubSpotのデータベース機能（HubDB）を活用すれば、「1つのフォーム」で数百種類の製品ページに対応できます。

仕組み

• HubDBに情報を集約する：すべての製品名や型番、スペックなどを、HubSpot内の「HubDB」という一覧表形式のデータベースにまとめます。

  
  
  ※HubDB管理画面（引用：https://www.hubspot.jp/products/cms/hubdb）

• 共通フォームを配置する：各ページには、共通の型で作ったフォームを1つ置くだけです。

• HubDBから情報を読み込む：ユーザーが特定の製品ページを開いた瞬間、フォームがHubDBを参照し、「今はどの製品のページにいるか」を自動で判別して、製品情報を紐付けます。

修正作業も「1箇所」だけで完了！

• フォームの「項目名」や「注意書き」など全ページに共通する修正：1つの「共通フォーム」を修正するだけで、全ページ分が瞬時に切り替わります。

• 「製品名」や「価格」などのデータを直したいとき：HubDB（一覧表）の該当箇所を1箇所書き換えるだけ。ページ上の表示も、フォームが参照するデータも、自動で最新の状態に更新されます。

お悩み2：顧客からの問い合わせの履歴が上書きされ、過去の相談内容が把握できなくて困っています。

同じお客様から2回目、3回目の問い合わせがあった際、データが最新の内容に上書きされ「半年前にどんな相談をされたか」が消えてしまい、メール履歴を掘り返す手間が。お客様からも「前も伝えたのに…」と不信感を持たれてしまいます。

解決策：「カスタムオブジェクト」による管理で問い合わせ内容を履歴とし蓄積できます

HubSpotでは、情報の性質に合わせて「保存する場所（箱）」を分けることで解決します。

仕組み：情報の性質で保存場所を分ける

• 顧客プロフィールを記録する箱（コンタクト）：名前、会社名、役職など、「常に最新の状態」であるべき情報です。ここには、新しい情報が入ればどんどん「上書き」してOKなデータを保存します。

• 問い合わせ内容を記録する箱（カスタムオブジェクト）：HubSpotの「カスタムオブジェクト」を使用することで、名前、会社名、役職などのプロフィールとは別の箱に保存し、「新しい履歴」として時系列で蓄積することができます。

プロフィールは最新、問い合わせ内容は履歴で残る

プロフィールの情報（コンタクト）と問い合わせの情報（カスタムオブジェクト）は結びついているので、1人の顧客に対して、複数の問い合わせ履歴が時系列で確認できます。
営業担当やサポート担当は、CRMを開くだけで「5ヶ月前はA製品、今回はB製品について検討中」といった背景をひと目で把握できます。

※「カスタムオブジェクト」はHubSpotのEnterpriseプランのみで利用可能です。

お悩み3：カレンダー形式の予約フォームを実装したい。HubSpotの標準の予約カレンダーだと不都合です。

HubSpotには標準の「ミーティングツール」という予約カレンダー機能がありますが、これはあくまで1対1のアポ取り用です。「店舗の席数（残席数）」の管理や、拠点ごとの条件出し分けができないため、多拠点展開やイベント予約の現場では力不足な面があります。

解決策：開発が必要ですが、標準機能の制限を超えた「多拠点・枠管理」対応の予約システムを構築できます。

単にカレンダーを置くだけでなく、自社サイトのトーン＆マナーに完全に合わせた予約画面を構築可能です。

画像はイメージです

HubDBを組み合わせて複雑な予約管理にも対応

店舗の来店予約など、複数の「拠点」を持つ運用では、それぞれの空き状況や案内内容を管理するのが非常に煩雑になります。HubSpotのHubDBを活用すれば、バラバラになりがちな「拠点情報」「予約状況」「予約完了メール」などを1箇所に集約し、スマートに運用できます。

• カレンダーを提示： ユーザーが選択した店舗に対して、HubDBに登録された各拠点の空き枠データを読み込み、リアルタイムでカレンダーに表示します。
• 選択した日時データを保持： ユーザーがカレンダー上で選んだ希望日時を、システムが一時的に保持します。
• フォームに自動反映： 予約フォームに移動した際、先ほど選んだ日時が自動で入力された状態になります。ユーザーは何度も同じ情報を入力し直す必要がありません。

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2/26（木）、3/3（火）に日常業務の効率化をテーマにオンラインセミナーを開催します。
本記事でご紹介した内容はもちろん、具合的な事例を交えてHubSpotのフォーム・CTA機能の具体的な考え方と設定のポイントを解説します。

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