弊社の新型コロナウィルス対策の経緯とテレワーク実施要領

2020.02.27おしらせ

弊社では新型コロナウィルスの流行が報道され始めた段階で、長野県でも症例が確認された場合に備えて全社在宅勤務体制(テレワーク)を検討し始めました。結果として2月26日に実行に移すことになりましたが、そこに至るまでの社内告知文などを参考までに掲載いたします。

前例がない中での手探りのテレワーク実施ですが、今後の他の流行疾患や災害時、さらにはワーケーションなど新しい働き方導入の参考にもしていこうと考えています。

 

2/12 [水] 社内連絡文を通知

まず、社員に向けてメールにて以下のように通知しました。

 

お疲れ様です。

新型コロナウィルス流行への対策の件で皆さんにお知らせがあります。

先般、長野県内でウィルス感染者が確認された場合は全社在宅勤務とする旨お話しいたしました。報道などからすると、そうなる日がいつ来てもおかしくない状況にあります。そこで、そうなった時スムーズに対応できるようトライアルとして2月26日(水)を全社在宅勤務日としたいと思います。詳細は追ってご連絡しますが、とりあえず要点だけ次に記します。
  1. 事務所には役員は出勤します。役員以外の皆さんはノートPCを持ち帰り、自宅で業務を行ってください
  2. あくまでも今回はコロナウィルスを想定していますので、仕事場は飲食店や図書館ではなく自宅としてください。外出、特に私用外出は避けてください
  3. 勤務時間・休憩時間など勤務形態はおおむね通常の出社勤務に準じます
  4. ユニット内のコミュニケーションのとり方はユニットごとに工夫してください
  5. 対外的な告知は統一されたものとしては行いません。ただ隠すものでもなく、伝えておいた方がいいと思われるお客様には個々に判断してください
  6. 今回の試みは、コロナウイルスの事案にかかわらず、他の流行疾患、災害時、さらには全社経営会議でお話ししたさらなる新しい働き方(ワーケーションなど)の参考にします

(以下略)

 

2/26[水] 全社在宅勤務実施要領を配布

勤務形態について

  • 始業は9:00、終業は18:00までの8時間勤務とします(うち休憩1時間)
  • 残業届けは18:00以降について前日までに提出してください(通常の19:00以降ではありません)
  • 休憩時間は通常勤務にならい11:30~13:30までの間で1時間とってください
  • 始業と終業の時点で勤怠管理ツールで打刻をしてください。休憩時間も打刻できますので、打刻をお願いします
  • 残業が届出時刻をすぎる場合は、予想された時点で必ず担当役員に連絡してください。申告された時刻まで担当役員は別の場所とはいえ見守る形になります
  • 今回の在宅は流行疾患対策なので業務は自宅で行い、飲食店・図書館などでは行わないようにしてください。

事務所での対応

  • 4名の役員(室賀社長、坂田、塚原、宮澤)は通常通り事務所に出社します
  • 電話を受け付け、担当者への取次などをします
  • 来訪者の対応をします
  • 在宅スタッフに対し、共有サーバーやサイト台帳など、必要書類・データの引き渡しをします
  • 必要があれば現金入出金・カード使用・印鑑の必要な書類作成などの業務をします
  • 必要に応じてWebミーティング、その他通常業務をします

事前準備

  • 連絡方法について事前に申し合わせます。
  • モバイルWi-Fiが2台、テザリング用アンドロイドが1台あります。必要な人を確認し(自宅にWi-Fi環境のない方は申し出てください)、当日は貸し出します
  • 在宅業務にあたって持ち帰る会社所有物、業務に必要な資料・データなどをピックアップします
  • どうしてもお客様への訪問予定がある人は、事前に役員に相談してください

実施詳細

実行期間中の社内連絡について
  • 通常の連絡手法はGoogleChatを用いることとします
  • 電話する場合がありますが、その場合ケータイを基本とします。自宅固定電話に電話もらいたい人は事前に申し出てください
  • 必要に応じてMTGもWeb上で行ってください。Googleハングアウトを使いましょう
お客様等、社外への連絡について
  • 社有携帯電話をお持ちの方はそれで行ってください
    お持ちでない方は後日精算書を書いてください。精算は通話時間1分20円換算してください
進行中案件について・コミュニケーション
  • プロジェクトリーダーが誰かを必ず明確にし、リーダーは全体を把握するようにします
  • GoogleChatのチャットルームを最大限活用します
  • 当日行った業務は、GoogleChatの「在宅やったこと記録」へ入力してください
    ※最初勤怠管理ツールの「備考欄」に入力と書きましたが、使い勝手が悪いので改めました

振り返りとまとめ

当日の業務終了後28日までの間に、気がついたこと、改善案などを「在宅勤務についてのまとめ・改善案シート」に入力してください。

以上です。実際には運用しながらさらに修正していくことになります。