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【対象：すべてのHub】
今回のアップデートは、「どこから作成・同期されたミーティングでも、管理者が設定した“自動関連付けルール”に従ってCRMレコードへ紐付けられるようになった」という機能です。
特に、GoogleカレンダーやOutlookなどの外部カレンダーとHubSpotを連携している企業では役立つ改善です。［設定］＞［オブジェクト］＞オブジェクトを選択で［アクティビティ］を選択＞［関連付け］から設定できます。
関連付けとは？
HubSpotでは、ミーティングなどのアクティビティを、コンタクト・会社・取引などのCRMレコードに関連付けることができます。
例えば、山田さんとのミーティングがあった場合、
のように関連付けられます。これを毎回手作業で設定するのではなく、HubSpotがルールに従って自動的に関連付けてくれるのが自動関連付けです。
何が変わったのか？
以前は、ミーティングの「作成方法」によって扱いが異なっていました。
|
ミーティングの作成方法 |
適用されるルール |
|
HubSpotのCRMから直接作成 |
設定した自動関連付けルール |
|
HubSpotのスケジュール設定ページから予約 |
主にデフォルトの関連付け |
|
Google / Outlook等から同期 |
主にデフォルトの関連付け |
つまり、「自分でHubSpotから作ったミーティング」と「外部カレンダーから同期されたミーティング」で、関連付けのルールが揃っていませんでした。
今回のアップデート
作成経路に関係なく、
-
HubSpot CRMで作成
-
HubSpotのスケジュール設定ページから作成
-
Googleカレンダー等から同期
したミーティングが、設定した自動関連付けルールに従うようになります。
例）
例えば営業担当者が、山田さん（コンタクト）と打ち合わせをしたとします。
山田さんには、
-
株式会社ABC（会社）
-
ABC新規導入案件（取引）
-
ABC追加契約案件（取引）
が関連付いているとします。このときミーティングを「山田さんとのミーティング」として登録した場合、
管理者がルールを
-
コンタクトに関連付いた会社にもミーティングを関連付ける
-
コンタクトに関連付いた「直近1件」の取引にも関連付ける
としていれば、
という形でミーティングの記録が自動的に関連付けられます。
「直近1件」「直近5件」「すべて」などを選べる
今回の機能では、関連付ける範囲も設定でき、以下のように制御できます。
直近の関連付け1件にログを残す
最も最近関連付けられたレコードのみに自動的に関連付けられます。
直近の関連付け5件にログを残す
直近に関連付けられた5件のレコードに自動的に関連付けられます。
全てにログを残す
全ての関連付けられたレコード（最新の関連付けの最大500件）に自動的に関連付けられます。
なし
そのオブジェクトには関連付けません。
プライマリーの会社にログを残す（会社のみ）
プライマリーに関連付けられた会社のレコードのみに自動的に関連付けられます。
なぜ「直近1件」が重要なのか？
営業活動では、1人のコンタクトに複数の取引が関連付いているケースがあります。
例えば、
ここで山田さんとのミーティングを3つすべての取引に関連付けると、各取引の活動履歴に同じミーティングが表示されてしまいます。
そのため、「今対応している最新の案件だけにミーティングを紐付けたい」という場合には、「直近の関連レコード1件」が便利です。
どんな企業で特にメリットがある？
①Googleカレンダー・Outlookを利用している営業組織
営業担当者が普段、
という運用をしている場合です。これまでは自動関連付けのルールが十分に反映されないケースがありました。今回から、外部カレンダーから同期されたミーティングも同じルールで管理できます。
②取引をたくさん持つ営業組織
例えば1社に対して、
-
新規契約
-
更新
-
アップセル
-
クロスセル
など複数の取引が存在する場合です。「どの取引にミーティングを紐付けるか」を、直近1件・直近5件・すべて
などからルール化できます。
③CRMの活動履歴を正確にしたい企業
関連付けがバラバラだと、「この取引では、いつ誰と話したのか？」が分かりにくくなります。
今回の機能を活用することで、ミーティングの関連付けルールを統一しやすくなります。その結果、「営業活動の履歴を正確に残す」ことにつながります。
設定方法
［設定］＞［オブジェクト］＞オブジェクトを選択で［アクティビティ］を選択＞［関連付け］
から設定を行います。
まずは、デフォルトのアクティビティ関連付けを設定するオブジェクトを選択します。これは、アクティビティが最初に記録されるオブジェクトです。
次にアクティビティタイプを選択します。これは、自動関連付け設定が適用されるアクティビティです。
関連付けられたレコードにアクティビティが自動的に記録されるかどうか、またはどのように記録されるかを更新するには、［関連付けられている［オブジェクト］］ドロップダウンメニューをクリックし、それぞれ設定を行います。
まとめ
以前は、「ミーティングの作り方によって、関連付けのルールが違う」という状態でした。
今回からは、「どこから作ったミーティングでも、管理者が決めた関連付けルールに統一できる」ようになりました。特にGoogleカレンダー・Outlookなどを使って営業活動を行っている企業では、CRM上の活動履歴をきれいに保つための便利な機能ですので、ぜひご活用ください。
アクティビティの詳しい設定方法は、HubSpotのナレッジ記事をご確認ください。
レコードとアクティビティーの自動関連付けの設定
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