HubSpotとSalesforceとの連携記事「顧客情報のサイロ化問題をAPI連携で解決。HubSpotとSalesforceのデータ統合について」にも書かれていたように、HubSpotはKintoneとも連携させることが可能です。HubSpotの公式アプリとしても提供されているため、コンタクトや会社の同期が簡単に設定できることが特徴です。ですが、HubSpotとKintoneの連携では初期設定時に躓く点も多いです。
本記事では連携の前に確認しておいたほうがよいことも含めてご紹介いたします。
HubSpotとは？
HubSpotとは、マーケティング・セールス・カスタマーサービスなどのツールを網羅するCRMプラットフォームです。
見込み客を惹きつける「Attract」、信頼関係を築く「Engage」、顧客を満足させる「Delight」の3段階から成るインバウンド手法を実践できるツールであり、顧客を中心とした活動や情報を蓄積・活用することで、自社のビジネスを成長させます。
HubSpot CRM（顧客関係管理）は無料で提供されており、CRMにMarketingHub・SalesHub・ServiceHubなどの製品を組み合わせることで、一連の活用が可能になります。詳しくは、以下の記事をご覧ください。
＞HubSpot Marketing Hub とは？特徴や機能について解説
＞HubSpot Sales Hub とは？特徴や機能について解説
＞HubSpot Service Hub とは？特徴や機能について解説
Kintone（キントーン）とは？
Kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するクラウドベースの事業改善プラットフォームです。ドラッグ＆ドロップのインターフェースで、簡単に業務アプリ*を作成でき、プロジェクト管理、営業管理、人事管理など、多岐にわたる業務で活用できる点が特徴です。
ドラッグ＆ドロップで作成可能なため、コードを書かなくても自社の業務プロセスに合わせたカスタムアプリを構築でき、データベース機能やワークフロー機能を活用して、効率的な業務改善に役立ちます。
*「アプリ」とは「業務システム」のことを指します。例えば、勤怠管理・交通費申請・問い合わせ管理など、業務に応じたさまざまなシステムのことをKintoneでは「アプリ」と呼びます。
Kintoneの主な機能
- アプリ作成
- ドラッグ＆ドロップで簡単にアプリが作成可能。
- データ管理
- 顧客情報やプロジェクト情報などの情報を一元管理。
- ワークフロー機能
- 承認フローやタスク管理の効率化。
- コミュニケーション機能
- コメントやチャット機能で情報共有が可能。
HubSpotとKintoneの連携メリット
HubSpotとKintoneとの連携では、両システム間でデータを同期させることができるため、データの入力作業や頻繁なインポート処理などの手間を省き、業務の効率化に貢献できます。
顧客情報や案件情報の一元管理
Kintoneには顧客情報や案件情報を管理できる機能が備わっているため、HubSpotで収集したマーケティングデータや営業データをKintoneに同期させることで、データの一元管理を実現できます。データを一元管理することにより、両システム間でのデータ重複や不整合を防ぎ、正確なデータに基づいた行動に繋げることに貢献します。
データ入力作業を削減
HubSpotとKintone間でデータ同期をすることで、手動でのデータ入力の手間が少なくなり、データ入力ミスなどリスクを減らすことが期待できます。
自動的なデータ共有
いずれかのシステム上でレコードが作成・更新されると、その情報が自動的にもう一方のシステムに同期されます。例えば、HubSpotで新しいコンタクトが追加されると、そのコンタクト情報が自動的にKintone側に同期され、両システムで同じ情報を参照できるようになります。
フィルタリングによる柔軟なデータ同期
KintoneとHubSpotの同期が開始されると、すべてのレコードが同期されます。
すべてのコンタクト・会社を同期させたくない場合は、同期設定の際にフィルターを設定することで同期対象を絞り込むことが可能です。例えば、特定のリストに含まれたコンタクトのみ同期させたい場合や、Kintone側で「HubSpot連携」のようなフラグをつけたコンタクトのみ同期するなど、フィルターで同期対象の絞り込みが可能です。
HubSpotとKintone連携で、すべてのレコードを同期するのか、それとも一部のレコードのみを同期するのか、同期前に明確にしておくとスムーズに同期設定が行えます。
連携での注意点
HubSpotとKintoneは連携できますが、いくつか注意点もあります。連携前に自社の環境をご確認ください。
HubSpotのプランを確認する
HubSpotとKintoneの連携にはHubSpotの「Operations Hub Starter」以上のプランが必要になります。
Kintoneのプランを確認する
HubSpotとKintoneの連携には、Kintoneの「スタンダードコース」以上のプランが必要になります。
連携できるオブジェクト
Kintoneとの連携では、HubSpotのコンタクトと会社を同期できます。
Kintoneは「アプリ」単位で同期できる
Kintoneとの連携では、Kintoneの「アプリ」単位で同期設定を行います。Kintone側で、事前にどのアプリと同期をするか定めておきましょう。
同期方向を明確にする
HubSpotとKintoneの同期方向を設定します。どちらのデータをマスターとするのか、事前にすり合わせておきましょう。
フィールドタイプが一致しているか確認する
HubSpotとKintoneのマッピングでは、双方のフィールドタイプが一致している必要があります。
例えば、HubSpotプロパティを「複数チェックボックス」で作成した場合、Kintoneのフィールドタイプも「複数選択」で作られている必要があります。フィールドタイプが一致していない場合、同期中にエラーが発生する可能性があります。
フィールドタイプが異なる場合、フィールドタイプを合わせるか、新しく同期用のプロパティを作成してください。
※Kintoneの「ルックアップ」フィールドは、HubSpotの「ドロップダウン」フィールドなどと連携可能ですが、HubSpot側で作成したドロップダウンの値である「ラベル」とKintoneの値を同一にする必要があります。
各フィールドタイプとマッピングについて詳しくは以下の記事をご覧ください。
Kintoneの「Eメールアドレス」のフィールドタイプを確認する
HubSpotのコンタクトを同期させる場合、HubSpotの「Eメールアドレス」とKintoneの「Eメールアドレス」フィールドを同期します。
ただし、Kintone側の「Eメールアドレス」は「リンク」フィールドで作成されていないと同期できません。
Kintoneの「Eメールアドレス」が「文字列（1行）」フィールドなど別のフィールドタイプで作成されている場合は同期ができませんので、「リンク」フィールドで作り直していただく必要があります。
同期について
HubSpotとKintoneの同期では、テスト機能はありません。同期を開始するとすぐにHubSpotとKintoneの同期が開始されます。
もし事前に連携を試してみたい場合は、Kintone側で本番環境と同じテスト用のアプリを作り、接続を試してみることをおすすめします。
まとめ
HubSpotとKintoneの連携は、データ管理の効率化や業務プロセスの自動化、顧客対応の質の向上などを実現できる強力なツールです。Operations Hub Starter以上のプランを活用することで、連携の恩恵を最大限に享受し、ビジネス全体のパフォーマンスを向上させることができますが、連携設定では初期段階で躓きやすい点もありますので、この記事がHubSpotとKintone連携を実施したい方の参考になれば幸いです。
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