Webサイトを運用していると、製品数の増加や施策の広がりに伴い、
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フォームの数が増えて管理が煩雑になる
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顧客一人ひとりの履歴が追えない
といった、フォームやCTAに関する課題が生じるケースをよく見受けます。日々の煩雑な手作業に追われ、本来取り組むべきマーケティング活動に時間を割けていない、という担当者の方も多いのではないでしょうか。
そんなお悩みをお持ちの方に向けて、セミナー『その作業、本当に必要？ 毎日を楽にするHubSpotのフォーム＆CTA改善セミナー』を開催しました。
本レポートでは、HubSpot活用のなかで「弊社によくご相談いただく現場のリアルなお悩み」と、日々のWebサイト運用を劇的に楽にする「HubSpotを活用して手作業をなくす解決策」をまとめてご紹介します。
フォームに関するお悩み
1. 問い合わせの履歴が上書きされて困っている。ユーザー履歴が追えない
「過去に別商材で問い合わせた履歴が残っていない」といった状況は、営業活動に大きな影響を与えます。履歴が追えないことで顧客理解が浅くなり、機会損失にもつながります。
原因（現状の仕組み）
フォームの入力内容を、HubSpot標準の「コンタクト（顧客情報）」のプロパティ（messageなど）に保存しているためです。HubSpotの思想として、コンタクト情報は「常に最新の状態に上書きする」前提となっています。
HubSpotでの解決策
履歴を残したい情報は、コンタクトではなく「チケットオブジェクト」のプロパティを活用してフォームを作成します。
- 問い合わせごとにチケットを作成
- 時系列で履歴を蓄積
既存フォームの構成を変更できない場合は、ワークフローでチケットを自動生成する方法も有効です。
2. 製品カタログまたはホワイトペーパーを一括でダウンロードさせたい
製品カタログが数百あり「一度に10種類以上のカタログが必要」な場合、毎回フォームを介してダウンロードさせるのは、利便性の悪さから一括ダウンロード可能な他社サイトへ流出してしまうリスクが高まります。
原因（現状の仕組み）
資料ごとに個別のフォームやランディングページを作成しており、複数選択して1回のアクションで完結できる仕組みが実装されていないためです。
HubSpotでの解決策
複数資料をまとめて取得できる「カート機能」の実装が有効です。
ここでさらに重要なのは、「裏側で数百とある製品情報をどう管理するか」を設計することです。
HubDBでの一元管理
対象ドキュメントが多く、個別の解説ページが不要な場合は、HubDB（データベース）上で資料名やPDFリンクをExcelのように1行ずつ一元管理し、カート形式と連携させるのが最適です。
※画像はイメージです
ブログ機能の応用
資料ごとに詳細な解説ページを持たせたい場合や、充実した「絞り込み検索機能」でユーザーに資料を見つけてほしい場合は、ブログ記事としてページを作成し、各記事に資料を紐付ける実装方法が有効です。
※画像引用：株式会社クロス・マーケティング様
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3. 300個以上あるフォームの更新・修正作業が地獄
数百のフォームを個別に管理していると、修正だけで膨大な工数がかかります。
さらに将来、Salesforceなどの外部システムと連携する際に、数百のフォームそれぞれの挙動を検証し続けるのは非常に大きな足かせになります。
原因（現状の仕組み）
ページや提供する資料ごとに、異なるフォームを1つずつ作成・配置しているためです。
HubSpotでの解決策
フォームを「1つに集約」します。
HubDB上で情報を1行ずつ管理し、1つの共通フォームに集約します。修正時はHubDBを1箇所修正するだけで、全ページに自動反映されます。
＜事例＞
「サービス内容×希望エリア×店舗×日程」の組み合わせで、1万1664通りもあった不動産会社様のイベント予約フォームを、HubDBとJavaScriptの条件フィルターを組み合わせて1つのフォームに集約し、圧倒的な利便性を実現しました。
※画像はイメージです
4. カレンダー形式でイベント申し込みフォームは可能？HubSpotのミーティングリンクだと不都合
HubSpotの標準のミーティングリンクの機能は「13時の枠に5組まで」といった定員管理ができません。また、来店直前のリマインドメールを自動化しにくいという不都合も生じてしまいます。
原因（現状の仕組み）
HubSpot標準のミーティングリンクは「営業担当者の個人の空き時間を示すツール」であり、イベント予約や組織的な定員管理には適していません。
HubSpotでの解決策
HubDBとJavaScriptを組み合わせることで、独自のカレンダーフォームを構築できます。
＜事例＞
上記3の事例で紹介した「イベント予約カレンダーフォーム」は、具体的に以下のようなHubDBとJavaScriptの連携で実装されています。
- DBで情報を一括管理： HubDB側に各店舗の「サービス、エリア、店舗、希望日（空き状況）」を登録しておきます。
- 条件の絞り込み：ユーザーが「希望エリア」や「店舗」を選択すると、JavaScriptでフィルター条件を決定します。
- 空き状況のリアルタイム表示：絞り込んだ条件に基づき、HubDBからその店舗の最新の表示可能日を読み込み、カレンダー上に「〇」や「✕」で表示させます。
- フォームへのデータパス：ユーザーがカレンダー上で希望日時をクリックすると、選んだ日時のデータが裏側でフォームに送信され、スムーズに予約が完了します。
コンタクトの会社情報が正しく紐づかなくて困っている
コンタクトの会社情報が正しく紐づいていないと、例えば本来「不動産」のリードなのに、「鉄道」の会社レコードに紐づいて担当外の営業に通知が飛んでしまったり、自動返信メールの宛名に親会社の名前が入ってしまうなど、プロフェッショナルな印象を損ないかねません。
原因（現状の仕組み）
HubSpotの標準機能である「メールドメインでの自動紐付け」を利用しているためです。
日本の企業はグループ会社やホールディングス体制で同じドメインを使っているケースが多く、この仕様ではデータの混乱を引き起こしてしまいます。
HubSpotでの解決策
「法人番号」を用いた紐付けにすることで正確なデータを取得できます。
弊社のフォームでは、入力支援ツール「ST&E」と連携し、ユーザーが会社名を選択すると法人番号を自動取得し、既存レコードとの紐付けや新規作成を行う仕組みを実装しています。
CTAに関するお悩み
1. 数百種類ある製品カタログのDL数を把握したいが、CTAだと管理が大変
製品数に比例してCTAが増え続けると、「カタログDL_最新」「カタログDL_2024_修正」といった似たような名称が数百個乱立し、管理や分析が困難になります。また、CTA作成のたびにそれぞれの埋め込みコードを各ページに貼り付ける手作業の繰り返しも担当者の負担にもつながります。
原因（現状の仕組み）
クリック数を計測・管理するために、通常のリンクボタンではなく、HubSpotの「CTA機能」を使って1つずつ個別にボタンを作成・配置しているためです。
HubSpotでの解決策
解決策：ダウンロード数をカウントしたい
まずはHubDBを用いてカタログ情報を管理し、通常のリンクボタンを自動生成させます。
その上で、「カスタムイベント」機能を使って計測を組み込めば、通常ボタンでもクリック数のカウントが可能になります。
解決策：誰がどのカタログをダウンロードしたか把握したい
単なるクリック数だけでなく、「誰が・どの製品のカタログをダウンロードしたか」まで正確に把握し、営業に情報を届けたい場合、製品数が数百もあるとコンタクトプロパティに情報を持たせるのは非現実的です（上書きを防ぐために何百個もプロパティが必要になるため）。この場合は、「サーバーレス関数」を用いた開発を行います。
- HubDBを起点として、カスタムオブジェクトに「製品情報」を自動生成させます。
- サーバーレス関数の機能でボタンクリックを検知し、製品情報とコンタクトの関連付けを実行させます。
- この「関連付け数」をダウンロード数とみなすことで、製品軸での詳細なレポーティングが可能になります。
＜事例＞
土木用製品メーカーの株式会社高見澤様では、会員ページ内に1製品につきCADデータ6種やPDF2種など計8個ものボタンがある状況で、この仕組みが採用されています。
※CADダウンロードページ（会員ページのため通常は閲覧できません）
非会員向け一般サイトはこちら
2. まだHubSpotを導入していないグループ企業サイトにポップアップを出したい
グループ企業からのリード獲得や、別サービスへのクロスセルなど、自社サイト以外からのリード獲得を狙いたい場合も「グループ企業のサイトにはHubSpotが導入されておらず、システム環境も別々だから導線は作れない」と諦めてしまっているケースは少なくありません。
実は、グループ企業のサイトをHubSpotに移行しなくても可能なアプローチがあります。
HubSpotでの解決策
HubSpotのCTA機能でポップアップバナーやポップアップフォームを作成します。発行された「トラッキングコード」をグループ企業のWebサイトに埋め込むことで、別システムのサイト上にHubSpotのポップアップが表示されます。クリック数やフォーム送信データも自社のHubSpot側で一元管理できます。
自社サイトだけで戦うのではなく、グループ企業のサイトを活用することで、リード獲得のフィールドが広がります。
まとめ
セミナーでお伝えした重要なポイントは「実装前に全体設計を行うこと」です。
場当たり的にフォームを量産するのではなく、最初にHubDBなどを活用してデータを整理・統合する仕組みを作っておくことで、その後の毎日の煩雑な手作業は劇的に削減できます。
ぜひこの機会に、現在のHubSpot活用を見直し、よりマーケティング活動に注力できる環境づくりを進めてみてはいかがでしょうか。
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今後も定期的にHubSpotや、Webマーケティングに関するセミナーを実施予定です。ご興味のある方はぜひお気軽にご参加ください！
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